Auch wenn es dir vielleicht ein wenig seltsam vorkommt, da im digitalen Zeitalter fast ausschließlich per Chat oder Mail kommuniziert wird, so ist es doch hin und wieder deine Aufgabe, einen Brief zu schreiben.
Viele Ämter erwarten noch Briefe in Papierform und dürfen aus rechtlichen Gründen keine Anfragen per Mail beantworten.
Deine Oma hat keinen Computer und sie hat Geburtstag, du kommst nicht drum herum, ihr einen persönlichen Brief zu schreiben.
Jeder Brief, egal ob persönlich oder sachlich hat einen bestimmten Aufbau und ob du es glaubst oder nicht, das Thema Brief ist immer noch im Lehrplan der deutschen Schulen und wird gerne als Thema einer Klassenarbeit oder Schulaufgabe genommen.
Ganz ehrlich, ich glaube, es schadet auch nicht, wenn man noch weiß, wie ein Brief aussehen soll, oder?
Ist auch gar kein Hexenwerk, denn hier siehst du ganz einfach beschrieben, wie du ohne großen Aufwand einen Brief formulieren kannst.
Wir unterscheiden zwischen einem persönlichen Brief und einem sachlichen Brief.
Als erstes beschreiben wir einen persönlichen Brief.
Was kann ein persönlicher Brief sein?
- Brief an Freunde oder die Familie
- Geburtstags- oder sonstige Glückwünsche
- Ferienberichte und Urlaubsbriefe
- Einladungen
- Abschieds- oder Liebesbriefe
Der Briefkopf
Bei einem persönlichen Brief steht ganz oben der Ort an dem du dich gerade befindest und das aktuelle Datum. Wichtig dabei ist, dass du das Datum ausschreibst und Kurzformen vermeidest.
Bsp: Stuttgart, 22. September 2017
Die Anrede
Hier darfst du den Empfänger sehr persönlich ansprechen, denn wenn du schon einen Brief schreibst, dann liegt dir wirklich etwas an der Person.
- Hallo
- Hi
- Liebe(r)
Der Brieftext
Den Empfänger persönlich ansprechen
Sprich den Empfänger gleich persönlich an, frage nach, wie es ihm geht und was er in letzter Zeit gemacht hat. Der Empfänger wird merken, dass er dir wichtig ist und du Interesse zeigst. Er wird so deinen Brief zu Ende lesen und dein Anliegen ernst nehmen.
- Wie geht´s dir?
- Warst du nicht erst im Urlaub? Wie war´s?
- Kommst du nicht erst von einer Sprachreise/Feriencamp/Auslandsaufenthalt zurück?
Schreibe etwas Persönliches über dich
Es hat natürlich einen Grund, warum du einen Brief schreibst, du willst dich entweder bei deinem Brieffreund melden, um ihm etwas zu erzählen oder du brauchst Infos, die er oder sie dir geben können.
z.B.
Nächstes Schuljahr möchte ich gerne ein Jahr im Ausland verbringen. Ich bin schon ziemlich aufgeregt, weil doch so viele Dinge vorher geklärt werden müssen. Mein Traumziel wäre Neuseeland, Bilder dieser Gegend faszinieren mich und meine Schwächen in Englisch könnte ich dort auch verbessern.
Beschreibe dein Anliegen, deine Wünsche
Damit du dich etwas leichter tust, dich auf deinen Auslandaufenthalt vorzubereiten holst du dir Infos von deinem Brieffreund, da er oder sie diese Reise schon erlebt haben und dir wichtige Tipps geben könnten.
Bsp:
Du hast in deinen letzten Briefen so über deine Sprachreise geschwärmt, deine Fotos waren so faszinierend, dass ich mir Gedanken machte, ebenso einige Monate dort zu verbringen.
Kannst du mir vielleicht ein paar Tipps und Hinweise geben, was ich beachten muss?
Wo kann ich mich hinwenden um gute Unterkünfte zu finden?
Was muss ich beachten, bevor ich diese Reise antrete?
Kannst du mir ein paar interessante Sehenswürdigkeiten nennen?
Stelle einfach Fragen, die dir weiterhelfen.
Damit kannst du natürlich deinen Briefpartner dazu bringen, dir zu antworten und der Briefkontakt bleibt noch für eine ganze Weile bestehen.
Offiziell nennt man das:
„Einfordern einer Rückantwort“
Der Briefschluss
Immerhin möchtest du von deinem Brieffreund einige Informationen, da ist es selbstverständlich, dass man sich vorab bedankt und ein paar nett gemeinte Grüße mitschickt.
Beispiel:
- Liebe Grüße
- Ich hoffe, wir sehen uns bald
- Bis dahin
- Bis nächste Woche/Monat usw.
- Ich freue mich auf deine Antwort
- Viele Grüße
- usw.
Nun gehen wir etwas näher auf einen sachlichen Brief ein.
Der Grundaufbau ist derselbe.
Briefkopf
Anrede
Brieftext
Briefschluss
Wir müssen nur ein klein wenig auf die Formulierungen achten, denn sachliche Briefe gehen doch meist an Ämter, Behörden, Schulen oder sind Anfragen (nicht Bewerbungsschreiben) auf mögliche Lehr- und Arbeitsstellen.
Der Briefkopf
Wie beim persönlichen Brief schreibst du den Ort, an dem du dich befindest und das aktuelle Datum.
Bsp.: Stuttgart, 20. Oktober 2017
Die Anrede
Bei sachlichen Briefen kennst du den Empfänger meistens nicht. In diesem Fall sind es Verwaltungsmitarbeiter oder Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens oder Menschen, die dir noch nie begegnet sind.
Logisch, dass du diese Briefe förmlicher beginnen musst, wie zum Beispiel
- Sehr geehrte Damen und Herren
- Sehr geehrte Frau….
- Sehr geehrter Herr….
- Guten Tag Herr ….
- Guten Tag Frau….
Der Brieftext
Es ist wichtig, dass du im Hinterkopf behältst, dass du etwas von deinem schriftlichen Gegenüber möchtest.
Wenn du die folgenden Beispielsätze liest, weißt du dann schon, was ich meine.
Die Einleitung des Brieftextes
- Kurze Vorstellung deiner Person
- Zusammenfassung deines Anliegens
Zuerst allerdings muss der Empfänger erst einmal wissen, mit wem er es zu tun hat.
Stelle dich kurz mit deinem Namen und deinem Alter vor und beschreibe kurz, warum du dich mit diesem Brief an ihn oder sie wendest. Der Leser deines Briefes bekommt einen ersten Eindruck von dem, was du von ihm möchtest.
Beispiel:
Mein Name ist Mara Majr, ich bin 19 Jahre alt und besuche das Gymnasium in Stuttgart. Im kommenden Schuljahr beginne ich zu studieren und möchte mich deshalb vorab bei Ihnen erkundigen, welche Zugangsvoraussetzungen ich für den Studiengang benötige.
Der Hauptteil des Brieftextes
- Ausführliche Beschreibung deines Anliegens
- Fragen, die für dich wichtig sind zu klären
- Welche Interessen verfolgst du mit deinem Brief
Hier sollst du dein Anliegen ausführlich beschreiben. Am Beispiel oben entnommen also, welchen Studiengang du belegen möchtest, was deine Ziele sind, welche Noten du im Durchschnitt hast, welche Informationen du schon hast und welche du noch benötigst.
Stelle alle dir offenen Fragen, denn gerade bei Behörden ist der Zeitaufwand ziemlich hoch. Je mehr du gleich beim ersten Briefkontakt nachfragst, je mehr kannst du schon erledigen, besonders wenn es für dich dann notwendig wird, Anträge auszufüllen, Formulare und Bescheinigungen zu besorgen. Das kostet sehr viel Zeit und je mehr Infos zu gleich zu Anfang anforderst umso schneller können deine Anliegen und Anträge bearbeitet werden.
Stell dir vor, du musst BAföG beantragen. Das bedeutet, du brauchst ziemlich schnell das Geld und kannst nicht noch monatelang auf die Bearbeitung warten. Deswegen stelle so viele Fragen wie möglich, fordere so viele Unterlagen wie nötig, dann kannst du von diesen Vorteilen auch profitieren.
Der Briefschluss
Die Bitte um Erledigung oder rasche Bearbeitung
Abschiedsformel
Unterschrift
Kleiner Tipp: Verwende nicht allzu oft „möchte“, „könnte“, „müsste“, also den Konjunktiv. Du willst schließlich etwas erreichen oder bekommen.
Höflich bleiben und bitten, aber nicht betteln!
Mein Beispiel:
Ich hoffe, ich konnte Ihnen mit diesem Schreiben mein Anliegen so ausführlich wie möglich schildern.
Deswegen bitte ich Sie nun darum, mir doch recht zeitnah die nötigen Informationen zukommen zu lassen, damit ich schnellstmöglich die entsprechenden Bedingungen erfüllen kann.
Über eine Rückmeldung von Ihnen freue ich mich
Ich bedanke mich schon einmal im Voraus für Ihre Bemühungen, mir die Unterlagen zeitnah zukommen zu lassen….
Merkst du etwas? Wir bleiben dabei freundlich, aber dennoch ein Stück bestimmt, denn das Anliegen ist uns wichtig.
Wir beenden den Brief mit:
Mit freundlichen Grüßen
Und unterschreiben von Hand unser Schriftstück, auch wenn wir den Brief selbst nicht von Hand geschrieben haben.
Beachte bitte:
Die Schlussformel „Hochachtungsvoll“ wird nur dann verwendet, wenn du sehr verärgert bist, teilweise schon rechtliche Schritte eingeleitet hast. Das hat leider nichts mehr mit der Hochachtung zu tun, die das Wort beinhaltet, sondern soll einen ernsten, rechtlich wirkenden Brief betonen.
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